Città degli archivi

Denominazione:

Soroptimist International Club di Bologna (1973 - )

Tipologia:

fondo

Storia archivistica:

La sedimentazione della documentazione risente delle modalità organizzative dell'ente il quale non ha una sede fisica, infatti, come prescritto dal regolamento dei Club, abitualmente «la sede è presso il domicilio della Presidente in carica» . Ne consegue che ogni presidente, coadiuvata nella tenuta dell'archivio dalla segretaria, debba tenere «una documentazione dell'attività svolta, ordinata per fascicoli» e che «alla scadenza del suo mandato deve provvedere tempestivamente al passaggio delle consegne alla nuova titolare della carica, trasmettendole la documentazione e le informazioni necessarie per lo svolgimento del suo mandato» .
Nonostante il regolamento, nel definire le modalità con cui effettuare il passaggio di consegna al termine dei mandati biennali delle cariche , indichi quale debba essere la corretta prassi per la trasmissione della documentazione ai successori, le lacune presenti all'interno del fondo sembrano testimoniare che tale consuetudine non sia stata applicata sempre e con regolarità. Infatti, nonostante l'opera di ricerca messa in atto dall'attuale presidente, Paola Monari, per recuperare eventuale documentazione rimasta presso le abitazioni delle precedenti presidenti o segreterie, permangono dei vuoti significativi. La lacuna più rilevante è sicuramente quella che riguarda la parte più antica dell'archivio, il quale risulta mutilo dell'intera documentazione prodotta durante i primi venticinque anni , eccezion fatta per alcune schede d'iscrizione delle socie; il secondo vuoto lo si rileva invece per l'intervallo intercorso fra il 1998 e il 2006.
Il fondo, di circa 6 metri lineari, è quindi costituito dalla documentazione prodotta dal Club, nell'esercizio delle sue funzioni, dal 1975 al 1997 e dal 2007 al 2017. Comprende principalmente documentazione di carattere amministrativo e contabile, nello specifico:
- verbali degli organi del Club, ossia Assemblea e Consiglio;
- copie dei verbali dell'Assemblea e del Consiglio dell'Unione nazionale;
- circolari della Segreteria nazionale;
- elenchi delle cariche sociali relative al Club di Bologna nonché all'Unione nazionale italiana;
- "ruote" di presenza con le firme delle socie presenti agli incontri di club;
- schede anagrafiche sulle socie e talvolta relativo curriculum;
- corrispondenza con altri Club Soroptimist o con l'Unione nazionale italiana;
- corrispondenza con altri enti locali;
- pratiche inerenti a varie attività promosse ed organizzate dal Club;
- rendiconti finanziari e ricevute di pagamento.
Altra parte della documentazione è costituita da:
- atti dei Consigli nazionali delle delegate;
- atti di convegni e seminari;
- relazioni e bozze relative a varie conferenze;
- documentazione relativa alle celebrazioni del cinquantennale della fondazione del Club.
Inoltre è presente materiale eterogeneo quale:
- documentazione sonora su supporto magnetico (musicassetta) e digitale (compact disc);
- documentazione fotografica (positivi);
- opuscoli e pubblicazioni dei Club dell'Unione nazionale italiana nonché della Federazione;
- tesi di laurea sull'associazionismo femminile;
- gagliardetti di Club e Associazioni.
Il materiale documentario sopra elencato è allo stato attuale variamente condizionato in buste, raccoglitori, scatole e mazzi per un totale di 46 unità, mentre il materiale bibliografico è prevalentemente risposto a scaffale.
È stato altresì rilevato l'assenza di serie, infatti ogni presidente, coadiuvato dalla segretaria incaricata, ha prevalentemente archiviato la documentazione per anno accademico , organizzando poi la documentazione relativa all'anno talvolta secondo criteri tematici, talvolta secondo criteri cronologi, ma in alcuni casi, invece, si presenta priva di qualsivoglia ordine. Gli affari o le attività ricorrenti, come quei progetti umanitari che si protraggono per più di un anno o i bilanci annuali o le delibere di Consiglio, non vanno a creare delle serie trasversali esterne al fascicolo annuale, bensì si innestano in esso: i documenti relativi a tutte le attività e funzioni sono collocati all'interno della partizione annuale, ripetendosi quindi nella partizione successiva e via proseguendo.
Si è riscontrato inoltre che l'utilizzo dei raccoglitori ad anelli, adottati per gran parte del condizionamento della documentazione, non ha favorito la sedimentazione della stessa in fascicoli ben identificabili, così da rendere la consultazione poco agevole. Infatti anche nelle occorrenze in cui è stato adottato il criterio tematico, i documenti appartenenti a differenti affari sono stati posizionati all'interno del raccoglitore senza soluzione di continuità, rendendo di non immediata comprensione i nessi interni alla documentazione. Soltanto in alcuni casi sono state utilizzate delle cartelline in plastica interne al raccoglitore, le quali hanno permesso di raggruppare i documenti per affare o pertinenza.
Solo in poche occorrenze la documentazione si presenta in mazzi cronologicamente disomogenei, probabilmente perché trattasi di documentazione recuperata in un secondo momento, in previsione dell'attuale intervento di descrizione e inventariazione.
Infine, al termine della ricognizione, è stato identificato un piccolo nucleo documentario appartenete ad altro soggetto produttore. Si tratta di documentazione prodotta dall'Associazione italiana donne medico fra il 1953 e il 2006, pervenuta per tramite degli eredi di Luisa Longhena, socia fondatrice del Club bolognese oltre che socia, e per alcuni anni presidente , della detta Associazione. È pertanto verosimile ipotizzare che gli eredi abbiano erroneamente identificato questi documenti come relativi all'attività svolta dalla Longhena per il Soroptimist.
Documentazione collegata
Il complesso archivistico del Soroptimist International Club di Bologna è mutilo della sua parte più antica, ossia dell'intera documentazione prodotta durante i primi venticinque anni di vita dell'ente, dal 1949 al 1975, eccezion fatta per alcune schede d'iscrizione delle socie. Tale considerevole lacuna, almeno per ciò che riguarda la ricostruzione della vita dell'Ente, può essere in qualche modo colmata consultando la documentazione conservata all'interno dell'archivio del Soroptimist International d'Italia. Infatti presso la loro sede di Milano si conserva il carteggio intercorso coi vari Club locali dell'Associazione, e fra questi anche con quello bolognese. Purtroppo l'archivio milanese non è stato ancora oggetto di descrizione ed inventariazione archivistica e si è per questo preferito visionarne di persona la documentazione e riprodurre quei documenti che si sono poi dimostrai utili, se non addirittura indispensabili, per ricostruire la storia istituzionale del soggetto produttore.

Criteri di ordinamento:

Dopo una meticolosa schedatura dell'intero complesso, durante la quale si è provveduto ad esaminare l'eventuale presenza di modalità aggregative ricorrenti, nonché a recuperare, quando presenti, le intitolazioni originarie dei fascicoli, si è scelto di procedere con un riordinamento che tenesse conto dei dati raccolti ma che al contempo li restituisse attraverso una descrizione normalizzata al fine di rendere intellegibile la struttura, finora solo sottesa, dell'archivio.
Nello specifico, gran parte della documentazione è stata organizzata in serie corrispondenti alle presidenze, che si susseguono quindi in ordine cronologico, ferma restando la presenza di lacune (vedi relazione precedente): questo in accordo con la prassi riscontrata sulle carte, nonché con le indicazioni statutarie dell'Ente.
La restante parte della documentazione, che non è stata rinvenuta all'interno delle aggregazioni documentarie pluriennali gestite dalla presidente e dalla segretaria in carica, è stata invece organizzata in serie trasversali (come evidenziate nell'immagine sottostante) rispetto alla scansione cronologica delle presidenze che, dopo un'iniziale variabilità, si assesta sul biennio accademico.
Le serie delle presidenze riportano nella denominazione oltre al nome della presidente anche l'intervallo temporale in cui è stata in carica, a prescindere dall'effettivo arco cronologico della documentazione, che è invece riportato, in accordo agli standard descrittivi vigenti, nell'apposito campo. Inoltre si è valutato utile riportare nell'integrazione al titolo anche il nome della segretaria in carica, poiché durante le fasi preliminari dei lavori, studiando la storia e le consuetudini dell'Associazione, era emersa la rilevanza che tale figura ha sempre avuto nel determinare la tenuta corrente e la successiva conservazione delle carte. Il posizionamento di tale informazione nel campo "integrazione al titolo", oltre ad essere stato valutato pertinente, consente un'immediata visualizzazione del dato, che altrimenti non sarebbe stato altrettanto leggibile.
Ogni serie relativa alle presidenze è stata a sua volta organizzata in sottoserie, che consentono di accogliere tutta la documentazione che usualmente veniva, e viene ancora, prodotta dall'Ente. Nello specifico, a seguito di un attento esame degli statuti oltre che della documentazione, sono state create cinque sottoserie che rispecchiano il funzionamento e l'attività dell'Associazione attraverso l'operare dei suoi organi sociali. Queste sottoserie non sempre sono tutte presenti all'interno di una serie, e anche quando lo sono la loro successiva articolazione in fascicoli può notevolmente differire e variare per ogni presidenza; tale difformità quantitativa dei livelli logici (sottoserie e unità archivistiche) presenti in ogni serie è il riflesso stesso della difformità quantitativa della documentazione che si è conservata per ogni mandato presidenziale. Si segnala inoltre che per restituire quanto più possibile l'attività dell'Ente attraverso l'inventario del suo archivio, le denominazioni delle sottoserie sono state elaborate traendo spunto dalle diciture riportate negli statuti (ad esempio "Assemblea, Consiglio, Delegate e Socie", "Amministrazione e contabilità"), in parte normalizzando alcuni titoli originali che erano stati riscontrati sulle camicie (ad esempio "Corrispondenza", "Circolari", "Attività").
L'organizzazione dei fascicoli all'interno delle sottoserie è tendenzialmente per anno accademico, rispettando l'ordinamento originario dato dal soggetto produttore stesso, che solamente per alcune tipologie documentarie (ad esempio i curricula delle socie o le convocazioni) usava creare fascicoli che coprivano cronologicamente l'intera durata della presidenza.
Le denominazioni dei fascicoli riprendono le intitolazioni originali, seppur in forma normalizzata. Tale scelta è stata necessaria poiché le denominazioni originali, quando presenti, mostravano sempre difformità anche all'interno di un medesimo biennio presidenziale, nonostante le unità archivistiche contenessero uguale tipologia documentaria. Sebbene i titoli originali non si discostassero significativamente dalle denominazioni attribuite, si è comunque scelto di conservarli, anche in fase descrittiva, oltre che preservando le camicie originali. Questa operazione è stata dettata dalla volontà di tutelare ogni traccia, seppure esigua, di trattamento archivistico della documentazione.

La documentazione è conservata da:

Centro di documentazione delle donne di Bologna

Redazione e revisione:

Redatta in xDams , 13/03/2019 - 06/03/2022